En la administración cada vez es más frecuente que se disponga de una memoria o informe estadístico de un servicio o departamento. Pero generalmente estos datos se corresponden con actividades, en algunas ocasiones enfocadas desde el punto de vista interno, no del ciudadano. El paso de este tipo de información a indicadores consiste en estructurar la información de forma que éstos se refieren (“indican” algo) sobre un objetivo concreto que se ha formulado previamente.
La escasez de planteamiento estratégico y/o su efectiva implantación o continuidad, hace que prosperen más los informes estadísticos o las memorias (como simple agregado de datos).
El Cuadro de Mando integra un conjunto de indicadores estratégicos y de gestión que permiten analizar la conexión entre la misión-visión, a medio y largo plazo, y los objetivos operativos a corto plazo. Lo ideal es que las jefaturas, directivos y los responsables políticos dispongan del acceso al sistema general de indicadores (Cuadro de Mando) del servicio, si es posible de forma resumida o sintética (los factores claves). Pero tan importante o más es que los diferentes responsables o mandos intermedios sigan y controlen la evolución de los indicadores (y por lo tanto de sus objetivos) de manera continua y permanente (“on line” si es posible). De hecho la gestión adecuada de estos indicadores permitirá disponer de “cuadros de mando” en cada Unidad y Servicio que serán monitorizadas por parte de su responsables.
La dotación de herramientas tecnológicas o informáticas para soportar estos cuadros es muy importante, pero no es la única clave de su éxito, ya que aún más es armarse de la voluntad política y directiva de disponer de este tipo de herramienta y remover los obstáculos internos y externos que puedan aparecer.
Este sistema permitirá la visualización y el control del funcionamiento de los indicadores y por lo tanto del cumplimiento de los objetivos y de la alineación con el modelo que se pretende implantar. Permite pues “anticiparse a los acontecimientos”, detectar nuevas tendencias y realizar las adaptaciones de los servicios operativos que sean necesarias.
La utilización de un cuadro de mando adecuado permite comprobar el alineamiento de los resultados con el plan y los objetivos, facilita la comunicación (interna y externa) y la mejora de la capacidad de análisis, entre otros aspectos (¿Por qué un cuadro de mando integral? de Alfonso López Viñegla)